Le lettrage est une procédure comptable qui consiste à rapprocher les soldes des comptes d’ un tiers (comptes de classe quatre). En général, les comptes clients et les comptes fournisseurs sont formellement lettrés. Cette technique comptable présente un avantage certain : la confirmation du paiement effectif des factures émises ou reçues. La rédaction des comptes clients et fournisseurs peut être réalisée à la main ou automatisée. Wikio vous fournit les points clés à retenir concernant le lettrage comptable.

L’intérêt des lettres comptables pour les clients et les fournisseurs

Le lettrage comptable consiste à attribuer une adresse électronique à un ou plusieurs montants débiteurs afin d’assurer leur correspondance avec un ou plusieurs montants créditeurs. Typiquement, il permet d’établir une association entre le paiement d’une facture et une facture.

Il permet de ne faire apparaître que les mouvements qui ne sont pas enregistrés ainsi que de faire apparaître le solde d’un compte tiers dans la comptabilité. Cela signifie que seuls les soldes qui n’ont pas encore été payés sont publiés (clients ou fournisseurs). Après un lettrage officiel, l’entreprise peut ainsi avoir connaissance de :

• les factures du fournisseur qui doivent être payées
• les factures du client qui sont en attente de paiement.

Elle pourra également contacter ses clients en cas de retard de paiement, par exemple.

Le lettrage permet également de faire la bonne fin de la période comptable et aide à la création du bilan pour la comptabilité.

Les méthodes de lettrage des comptes de tiers en comptabilité

Il existe deux méthodes de lettrage soit manuel soit automatisé.

Le lettrage manuel

Il s’agit d’une méthode de lettrage selon laquelle le comptable rapproche les factures avec leur(s) paiement(s), compte par compte. Ce processus généralement fastidieux peut prendre un certain temps. Il nécessite un suivi régulier.

Le lettrage automatique

Cette fonctionnalité est proposée par quelques logiciels. Le logiciel réconcilie automatiquement les factures avec leur(s) paiement(s). Parfois, le logiciel rapproche un paiement particulier avec plusieurs factures. Dans ce cas, il effectue les sommes arithmétiques des factures, puis les compare au montant total du paiement. La méthode du lettrage peut contribuer à réduire le temps, mais elle peut parfois s’avérer risquée, notamment lorsqu’une entreprise reçoit ou émet des factures dont le montant est généralement identique.

Un exemple de lettrage d’un compte fournisseur

L’entreprise a acheté des marchandises le 01/01/N pour 1 200 euros TTC, puis le 01/02/N, pour 2400 euros TTC. Elle procède ensuite au paiement des deux factures le 15/02/N à 3600 euros par chèque.

Voici les écritures de sa comptabilité qu’elle va conserver dans son journal :

Journal des achats

Le 01/01/N :

à partir du 01/02/N :

Journal de banque

Du 02/15/N :

Lors de l’examen du compte fournisseur 401, l’entreprise pourra voir à l’écran, les deux factures ainsi que leur paiement spécifique. Doit être sous forme de lettre

Le lettrage nous permet de vérifier qu’il n’y a pas de factures supplémentaires à payer pour le fournisseur 401. En cas de litige, le solde est créditeur.