Les récentes modifications de la loi (et les nombreux allers-retours des différents projets de loi), certaines entreprises se demandent encore si l ‘utilisation d’un logiciel de facturation est obligatoire. En fait, ça ne l’est pas. Wikio rappelle les obligations en matière de logiciel de facturation et explique les raisons pour lesquelles il est indispensable pour les entreprises.

Un logiciel de facturation n’est pas obligatoire

Les entreprises ne sont soumises à aucune restriction réglementaire ou légale dans ce domaine. Elles n’ont donc pas besoin d’utiliser un logiciel de facturation. Plusieurs options s’offrent à elles puisqu’elles sont dans l’obligation de facturer leurs ventes ou services :

• Utiliser une facture papier pré-imprimée.

Les factures sont préparées à la main dans un carnet à souche. Le document de base comprend les informations nécessaires et les factures ont été identifiées par un numéro (pour éviter les doublons ou les lacunes dans la séquence des numéros). Chaque facture est accompagnée d’une feuille originale destinée à être envoyée au client et d’une copie conservée pour la comptabilité du vendeur. Les inconvénients de cette approche sont nombreux : possibilité d’erreur de calcul et risque d’omettre des informations importantes et surtout perte de temps.

• Utilisation d’un traitement de texte ou d’un tableur

Les factures sont générées à l’aide de logiciels informatiques sur des modèles personnalisés qui contiennent les informations requises, ainsi que d’autres éléments de personnalisation (le logo de l’entreprise, par exemple). Les calculs sont effectués de manière automatisée, ce qui réduit les risques d’erreur dans ce domaine. Le principal inconvénient est le contrôle législatif qui doit être effectué pour s’assurer que l’on n’oublie aucune des mentions obligatoires prévues par la loi et qu’il n’y a pas de mention incorrecte ou incomplète.

Un logiciel de facturation n’est pas nécessaire mais il est possible d’en utiliser un. Ceci est fortement conseillé. Dans les autres modes de gestion des factures (papier ou tableur), les erreurs sont souvent fréquentes. Ces méthodes sont généralement suggérées pour les entreprises qui ne facturent pas beaucoup.

Lorsqu’un programme de facturation est intégré dans un logiciel multifonctionnel qui comprend la fonction de caisse ou d’encaissement, il est recommandé de s’assurer que les fonctions de caisse sont certifiées et que le logiciel est conforme aux exigences d’inaltérabilité de sécurité de conservation et de préservation (définies par les autorités fiscales).

Le logiciel de facturation n’est pas indispensable mais il est vital

Le logiciel de facturation vous permet de gérer l’ensemble du processus de facturation.

Un logiciel de facturation est indispensable pour toutes les entreprises (les micro-entreprises ainsi que les très petites entreprises ; les petites ou moyennes entreprises et les grandes entreprises). En général, un logiciel de facturation permet de gérer l’ensemble du processus de facturation : le devis est un ordre d’achat, il se transforme en bon de livraison, et il est ensuite converti en facture à payer. Il est doté de nombreuses fonctions qui lui permettent de répondre à tous les besoins des entreprises :

• L’établissement de devis et le suivi ultérieur de leur acceptation.
• La création de factures et le contrôle de leur encaissement
• La gestion des factures impayées, et la création de rappels
• Le suivi de la progression de l’activité (tableaux de bord).

Le logiciel de facturation offre de nombreux avantages

Le logiciel de facturation offre de nombreux avantages pour les entreprises. Il permet aux entreprises de :

• de centraliser toutes les informations ” clients ” dans une seule base de données ;
• S’assurer de respecter toutes les règles qui régissent la facturation (numérotation ou mentions obligatoires, etc ) ;
• De réduire les risques d’erreurs (erreur d’oubli de facturation, erreur de calcul erreur de taux de TVA, erreur d’adresse, etc. ) ;
• Gagner du temps.

Conclusion : Un logiciel de facturation n’est pas une obligation. Cependant, il est vital pour de nombreuses entreprises. Il permet, en effet, de sauvegarder et d’assurer l’ensemble du processus de facturation.