Les charges locatives qu’un locataire paie au propriétaire de l’immeuble sont soumises à une procédure comptable particulière. Wikio consacre un document entier à la comptabilisation des charges de copropriété et des charges locatives.
Sommaire
2. Comptabilisation des taxes et des dépenses payées par le locataire sous son propre nom
Lorsqu’un locataire est responsable de dépenses dont il est personnellement redevable, les dépenses doivent être enregistrées dans des comptes de dépenses appropriés selon les critères suivants :
- Les dépenses courantes : elles sont généralement reportées dans l une des divisions du compte 60 “Achats” (pour plus de détails sur l enregistrement des factures d électricité, d eau et de gaz) ;
- Les taxes : Elles sont enregistrées sous le numéro de compte “Taxes” dans le compte “Taxes”.
1. Le principe comptable des charges locatives à payer par le locataire .
A. Comptabilisation et définition des charges de copropriété et des charges locatives.
D’une manière générale, les remboursements de dépenses normalement supportées par le locataire mais payées par le bailleurdoivent être enregistrés dans un compte de charges externe au locataire et plus précisément dans le compte 614 ” Charges locatives et de copropriété “. Des règles similaires s’appliquent aux dépenses qui sont normalement supportées par le propriétaire, mais imputées au locataire dans les contrats de location.
Il en est ainsi par exemple de l’entretien des parties communes extérieures et intérieures et des parties communes, de la taxe foncière (pour les particuliers, il s’agit uniquement de la taxe sur les ordures ménagères) et des dépenses d’énergie (eau électrique, gaz, eau),
Voici comment pouvoir comptabiliser un prélèvement pour les charges locatives :
- On débite :
- Le compte 614 ” Charges locatives et de copropriété “,
- le compte 44566 ” TVA déductible sur autres produits et services “,
- ainsi que le compte et le crédit du compte “Fournisseurs”.
B. Modalités de facturation des charges de copropriété et de location
Les charges de copropriété et de location peuvent être payées
- par le biais du paiement des frais (paiement anticipé)
Dans ce cas, le montant des provisions est calculé généralement sur la base des charges locatives de l’année précédente (voir l’année N-2). Dans tous les cas, les provisions doivent être ajustées au moins chaque année en regardant les montants totaux payés par le locataire par rapport aux dépenses réelles payées par le propriétaire tout au long de l’année. Cela conduira à une facturation complémentaire ou à un remboursement des trop-perçus. Elle peut conduire, au moment de la création de l’inventaire à l’enregistrement d’une facture non payée (FNP) ou, en sens inverse, d’un avoir à payer (AAR).
- par l’utilisation d’un remboursement unique qui est basé sur les dépenses engagées.
Les frais seront, dans ce cas, entièrement récupérés au moment où les dépenses sont effectivement imputables au propriétaire. Une facture doit être conservée pour le prouver.
3. Exemple de la comptabilisation des charges locatives par le biais de provisions
Une entreprise, dont l’exercice est synchronisé avec l’année civile, paie en N-1 12 000 euros de charges locatives pour l’immeuble qu’elle occupe. En N l’appel du propriétaire, elle demande douze versements de 1000 euros chacun, toutes taxes comprises.
Voici l’enregistrement qui permettra de suivre les acomptes versés pour la provision des charges locatives :
- Débit des comptes
- 614 “Charges locatives et de copropriété” pour 1000 euros
- 44566 “TVA déductible sur autres articles ainsi que sur services” pour 200 euros
- Crédit du compte 401 “Fournisseurs” pour 1200 euros.
Au mois de janvier N+1, le propriétaire reçoit les factures du mois de janvier N+1 et procède à la régularisation des charges locatives du locataire. Le total des frais engagés par le locataire s’élève à 10.000 euros hors taxes. Il doit donc verser à son locataire un montant de 2.000 euros hors taxes.
Lors de la clôture du compte “N”, le locataire doit conserver l’avoir pour couvrir les charges locatives :
- Débit du compte 4098 “Rabais, remises, ristournes à recevoir ou autres avoirs non encore reçus” pour 2 400 euros.
- Au crédit des comptes :
- 614 “Charges locatives et de copropriété” à 2 000 euros
- 44566 “TVA déductible sur autres articles ainsi que sur services” pour 400 euros.
Conclusion : les charges de copropriété et les charges locatives qui représentent des coûts qui sont à la charge du locataire mais qui sont engagés par le propriétaire doivent être documentées dans le compte 614 ” Charges locatives et de copropriété “. Cette règle s’applique également aux frais engagés par le propriétaire, mais qui sont généralement placés sur les épaules du locataire.
