Toute entreprise est tenue d’utiliser un logiciel. Cependant, très peu d’entre elles utilisent les procédures comptables adéquates. C’est la raison pour laquelle Wikio examine les implications comptables des acquisitions ou du développement de logiciels et de leur dépréciation.

Le processus de comptabilisation d’un programme est basé sur ses caractéristiques. On distingue généralement trois types de logiciels

1. les logiciels autonomes,
2. les logiciels qui font partie d’un projet de développement global plus vaste
3. Les logiciels qui sont indissociables du matériel.

Comptabilisation des logiciels autonomes

Un logiciel autonome peut être décrit comme un logiciel qui a été acheté ou développé par lui-même et qui est capable d’avoir son propre cycle de vie. Il en existe deux types : les logiciels autonomes conçus pour un usage commercial et les logiciels autonomes conçus pour un usage interne.

A. Logiciels autonomes conçus pour un usage commercial

Il s’agit de tous les logiciels destinés à être loués, vendus ou commercialisés d’une autre manière.

Il peut s’agir d’un logiciel acquis ou développé et utilisé par l’organisation comme moyen d’exploitation (logiciel “mère”, dont les copies seront vendues ou employées comme outil de production et facturées aux clients) ou d’un logiciel acquis ou développé pour être vendu.

Les logiciels qui sont utilisés pour l’exploitation doivent être capitalisés car ils sont conçus pour être utilisés pendant longtemps par l’entreprise. Il est régi par les mêmes directives que les logiciels autonomes conçus pour être utilisés à des fins internes (voir le paragraphe B ci-dessous pour les écritures comptables) ; toutefois, il existe deux règles :

• La condition de capitalisation n’est pas seulement le succès technique, mais aussi le succès commercial ;
• La période d’amortissement doit correspondre non pas aux besoins de l’entreprise mais aux besoins de ses clients et de l’entreprise.

Les logiciels acquis ou fabriqués pour être vendus doivent être inclus dans l’inventaire à la clôture de chaque exercice. Il doit être classé de la manière suivante :

1), s’il est réalisé pour une commande client qui n’est pas encore facturée à la clôture de l’exercice doit être comptabilisé de la manière suivante :

• Le compte 34 “Travaux en cours” est débité,
• ainsi qu’un compte créditeur et un compte créditeur “Variation des travaux en cours”.

2), s’il s’agit d’un logiciel standard qui est dérivé à partir d’un ” logiciel mère “ (qui a été immobilisé), le coût du logiciel qui n’est pas encore vendu à la clôture de l’exercice doit être comptabilisé de la manière suivante :

• On débite le compte 355 ” Stock de produits finis “,
• et et le compte et le compte créditeur ” Variation du stock de produits finis “.

3) Dans le cas de logiciels achetés pour être revendus en l’état, et qui ne sont pas vendus à la clôture de l’exercice, il convient de passer l’écriture suivante .

• On débite le compte 37 ” Stocks de marchandises “,
• et au crédit le compte 6037 ” Variation des stocks de produits “.

B. Les logiciels autonomes conçus pour un usage interne

Il s’agit de tous les logiciels qui ne sont pas conformes aux exigences des logiciels destinés à un usage commercial.

Le logiciel, une fois acheté, est ensuite capitalisé comme une immobilisation incorporelle. Il existe toutefois une tolérance fiscale admise pour les logiciels dont la valeur n’excède pas 500 euros hors taxes. Il peut être capitalisé immédiatement.

Après sa création, il doit être capitalisé.

Mais certains coûts doivent être comptabilisés (notamment les coûts d’études fonctionnelles, de recherches préliminaires, etc.), en outre, plusieurs conditions doivent être remplies pour pouvoir être capitalisées : le programme doit avoir de bonnes chances de succès sur le plan technique et l’entreprise doit être prête à développer le logiciel, et elle doit pouvoir définir le délai d’utilisation requis, et envisager de l’utiliser pendant longtemps pour répondre à ses besoins.

C’est la procédure comptable suivante pour les logiciels acquis :

• débit :
  1. Le compte 205 ” Logiciels ” pour la valeur du logiciel, hors taxes,
  2. Compte 44562 ” TVA sur immobilisations ” pour la TVA (si l’entreprise est en mesure de la récupérer),
• et créditer le compte 4041 ” Achats d’immobilisations fournisseurs “.

Et les fichiers du logiciel qui ont été créés :

• On débite :
  1. Le compte 205 ” Logiciels “,
  2. le compte 44562 “TVA sur immobilisations”,
• et créons :
  1. Le compte 44571 ” TVA collectée “,
  2. du compte 721 ” Immobilisations incorporelles de production capitalisées “.

Le développement d’un logiciel qui est destiné à un usage interne est une livraison à soi-même interne, qui est financièrement soumise à la T. V. A. D’auto-liquidation (à défaut, l’entreprise est passible d’une pénalité de 5 % de la du montant déductible).

Mise à jour Loi de finances 2015 : depuis le 21 décembre 2014, l’entreprise n’est plus tenue de reconnaître les livraisons à soi-même soumises à la TVA (uniquement dans le cas où elle aurait pu prendre la totalité de la TVA si elle avait acheté un logiciel identique auprès d’un autre contribuable). Les obligations déclaratives qui en découlent sont annulées. Ainsi, les comptes 44562 et 44571 ne doivent pas être utilisés dans ce scénario particulier.

Pour bénéficier d’un avantage fiscal, les entreprises peuvent déduire les coûts liés à l’achat de logiciels sur une période de 12 mois au prorata temporis (le mois d’acquisition du logiciel est compté comme un mois entier, quel que soit le jour où il a été acquis dans le mois). Cette déduction prend la forme d’un amortissement fiscal unique qui doit être comptabilisé sous la forme d’un amortissement exceptionnel

• le compte 68725 ” Dotations exceptionnelles aux amortissements ” est débité
• le compte 68725 ” Dotations exceptionnelles aux amortissements ” est débité et le compte 145 ” Dotations exceptionnelles aux amortissements ” est crédité .

La politique fiscale est plus avantageuse dans le cas de logiciels développés, car elle permet de déduire immédiatement la charge immobilisée (amortissement complet tout au long de la vie).

Logiciel de comptabilité qui fait partie d’un programme de développement international plus vaste .

Il s’agit des développements qui sont réalisés dans le cadre d’un projet de développement plus vaste, mais qui ne sont pas considérés comme des logiciels au sens du code de la propriété intellectuelle. Par exemple, il peut s’agir d’un important travail de développement interne lié à l’ERP.

Les coûts qui sont encourus pendant la phase de recherche initiale doivent être comptabilisés. Les coûts engagés pendant la phase de développement peuvent être capitalisés ou passés en charges si les exigences sont satisfaites. Dans ce scénario il est nécessaire de faire usage du compte numéro 203 ” Frais de recherche et de développement “.

Les exigences pour la capitalisation des coûts de développement sont les suivantes :

• l’entreprise a la capacité technologique de terminer l’actif
• elle prévoit d’achever l’actif et ensuite de l’utiliser ou de le vendre.
• elle est en mesure de vendre ou d’utiliser l’actif pour la vente ou l’utilisation
• il est possible de démontrer que l’actif peut apporter des avantages économiques probables dans le futur.
• Elle dispose des ressources nécessaires pour développer l’actif dans toute sa mesure.
• et elle est en mesure d’évaluer avec précision les coûts de développement qui sont liés à l’actif. Elle peut également évaluer avec précision les coûts de développement liés.

Pour être utilisé à des fins fiscales, les mêmes règles s’appliquent (les entreprises peuvent choisir entre profiter de la capitalisation des coûts de développement ou les déduire directement des résultats annuels).

Logiciels de comptabilité qui ne peuvent être séparés du matériel informatique

Dans le cas où un tel logiciel n’est pas en mesure d’être distinct du matériel sur lequel il est placé, il ne constitue pas un élément en soi et doit être inclus dans le prix du bien corporel concerné (par exemple, un ordinateur).

Ils suivront donc le même plan d’amortissement que le bien principal.

Exemple Une entreprise achète le 01/01/N un ordinateur portable d’une valeur de 1200 euros hors taxes, logiciels compris. Le montant du logiciel n’étant pas connu, il sera amorti avec le système sur trois ans. Au 31/12/N, N+1 , et N+2, il présentera une plus-value (débit du compte 68112 par le crédit du compte 28183 , qui vaut 400 euros).

Amortissement des logiciels

Les logiciels, une fois mis à l’actif, doivent être amortis. Le calendrier d’amortissement des logiciels acquis ou développés est exactement le même. Dans la pratique concrète :

• le compte 68111 “Amortissement des immobilisations incorporelles” est débité.
• ainsi qu’au crédit du compte et au crédit du compte “Amortissement des logiciels”.

La durée d’amortissement doit être conforme à :

• la durée réelle d’utilisation des logiciels acquis compte tenu des caractéristiques particulières de l’entreprise ainsi que de l’obsolescence commerciale et technique de l’environnement informatique ;
• la durée d’utilisation la plus probable pour les logiciels développés la durée d’utilisation réelle la plus probable pour les logiciels créés (limitée par la loi fiscale à 5 ans sauf dans des circonstances exceptionnelles et en cas d’amortissement immédiat et complet) .

Remarque Les logiciels acquis au cours d’un exercice qui a débuté le 1er janvier 2017 ne peuvent pas bénéficier de la déduction fiscale de 12 mois qui est unique. Il doit être amorti selon les règles de droit commun.

La date de début de l’amortissement est différente selon la source du logiciel.

• Les logiciels achetés doivent être amortis à partir de la date d’achat (et non à partir de la date de leur mise en service) ;
• Les logiciels qui sont développés doivent être amortis dès qu’ils sont terminés.