Les coûts de formation payés par les entreprises ont des procédures comptables spécifiques. Ils peuvent être ajoutés en taxes ou en honoraires. Wikio leur consacre un article entier qui répond à la question suivante : quelle est la meilleure façon de comptabiliser les coûts de formation ?

Comptabilisation des coûts de formation en tant que services externes

Dans certains cas, les coûts de formation peuvent être pris en compte en les déclarant comme des services fournis à des parties externes. Ceci est particulièrement vrai dans les cas où la formation donnée aux employés apportera un bénéfice externe à l’entreprise en plus de la libération des obligations (une meilleure productivité par exemple).

Voici la procédure d’enregistrement comptable à suivre :

• On débite :
  • Le compte 6228 ” Rémunération des intermédiaires et honoraires “,
  • et le compte 44561 ” TVA déductible sur autres articles ou services “,
• On crédite le compte 401 ” Fournisseurs “.

En plus de cela, toutes les autres dépenses liées à la formation doivent être incluses dans leurs comptes de dépenses également. C’est le cas pour :

• Les loyers d’un bien immobilier qui sont consacrés à la poursuite de la formation continue (compte 6132 ” Locations immobilières “) ;
• Les équipements et installations utilisés pour l’enseignement (compte 681 ” Amortissements et provisions Charges d’exploitation “) ;
• Les frais d’entretien des bâtiments et équipements utilisés pour la formation (compte 615 ” Entretien et réparations “) ;
• Les frais d’abonnement à des publications spécialisées (compte 6183 ” Documentation technique “).

N’oubliez pas qu’en matière de fiscalité, ces frais sont assimilés à des impôts (décision récente de la Cour administrative d’appel de Versailles qui a été rendue le 4 décembre 2012).

Principes de comptabilisation des frais de formation

La question de la comptabilisation des frais de formation n’est pas formellement tranchée et peut faire l’objet de diverses méthodes comptables fondées sur des principes (un arrêt du Conseil d’État est attendu sur cette question). En pratique, les plus couramment utilisées sont fondées sur :

• La nature de la charge par rapport à la fiscalité professionnelle continue sur la formation ;
• La nature de la dépense par rapport aux obligations légales de l’entreprise en matière de formation (montants excédentaires qui sont payés par des fonds non remboursables) ;
• Le paiement attendu de l’entreprise pour la formation qu’elle offre (présence ou non d’une contrepartie).

Comptabilisation des taxes et des coûts de formation

Les frais de formation des employés doivent être comptabilisés sous forme de déductions fiscales pour ceux qui sont payés de la poche de l’organisation. C’est le cas dans les scénarios suivants :

• Les sommes sont versées à un organisme paritaire collecteur agréé (OPCA),
• Il s’agit de frais engagés pour l’accomplissement complet d’une formation professionnelle. Elles seront soustraites des sommes dues à l’OPCA,
• Soit, la formation dispensée par les salariés n’apportera aucun bénéfice à l’organisme (cas d’un salarié qui se forme dans le cas d’une rétrogradation de son employeur).

Dans ce cas, voici comment calculer les dépenses de formation :

• On débite :
  • Le compte 6333 ” Participation des employeurs à la formation professionnelle continue “,
  • le compte 44561 ” TVA déductible sur autres articles ou services “,
• On débite le compte 401 ” Fournisseurs “.

En matière de fiscalité, le même traitement fiscal s’applique.

Frais de formation comptable liés à l’utilisation d’actifs immobilisés

Les frais de formation payés par les entreprises pour former leurs salariés à l’utilisation d’une immobilisation ne doivent pas être inclus dans le coût d’acquisition de l’immobilisation en question. Ils doivent être inclus dans un compte de charges conformément à l’une ou l’autre des procédures comptables qui sont décrites ci-dessus.

Conclusion : Les frais de formation sont enregistrés dans le compte 6333 dans le cas où ils sont payés gratuitement à l’entreprise. Dans le cas contraire, le compte 6228 peut être utilisé.