Les factures relatives aux frais de documentation et aux abonnements aux revues professionnelles relèvent d’une procédure comptable spécifique. Wikio vous montre comment faire une comptabilité correcte de la facture.

1. Les factures de frais de comptabilité, d’abonnement et de documentation

En fonction de leur nature et de leur contenu, le coût des documents ainsi que les abonnements aux publications professionnelles doivent être comptabilisés dans le compte 6183 “Documentation générale” ou dans le compte 6183 “Documentation technique”. Cette méthode de comptabilisation s’applique également aux documents qui sont permanents et destinés à être mis à jour régulièrement (par exemple les CD-ROM).

Voici comment faire un compte d’une facture pour couvrir les documents généraux :

• On débite les comptes :
  • 6181 “Documentation générale”,
  • 44566 “TVA sur autres produits et services”,
• et et créditons le compte 4011 “Fournisseurs Achats de produits ainsi que de services”.

Voici comment régler une facture pour payer des documents techniques :

• On débite les comptes :
  • 6183 “Documentation technique”,
  • 44566 “TVA sur autres produits et services”,
• ainsi que le crédit du compte 4011 “Fournisseurs – Achats de produits ainsi que de services”.

Les dépenses sont déductibles fiscalement lorsqu’elles sont motivées par l’activité de l’entreprise et que le montant qu’elles engagent est justifiable.

2. Écritures de régularisation des abonnements et de la documentation à la clôture de l’exercice.

À la clôture de chaque exercice, il est nécessaire de procéder à l’inventaire comptable. Il s’agit de modifier le solde de certains bilans et comptes de gestion conformément au principe comptable d’affectation des produits et des charges au bon exercice.

Par exemple, les frais de documentation ou d’abonnement peuvent :

• se rapporter à une période plus longue que l’exercice comptable (au cours de laquelle l’entreprise doit pouvoir enregistrer une charge non payée) ou
• se rapportent à une période comptable spécifique, mais ne peuvent pas être facturés avant la période suivante (dans ce cas, l’entreprise émettra la facture pour la période qui n’a pas encore été payée ). Ceci est très rare car les abonnements sont généralement facturés à l’avance.

Un exemple de la comptabilisation d’une dépense prépayée en tant que coût de la documentation :

Une entreprise est en mesure de clôturer son exercice le 30 juin de chaque année. La veille du 1er janvier, elle a reçu une facture pour des frais de documentation de 1 000 euros, hors taxes, pour la période du 01/01/N au 31/12/N. Au 30/06/N, l’entreprise doit établir un relevé des dépenses prépayées pour la période du 01/07/N au 31/12/N (6 mois) 1 000 * 6 12 égale 500 euros. Elle passera les informations suivantes au débit du compte 486 ” Charges constatées d’avance ” et au crédit du compte 681 ” Documentation générale ” pour 500 euros. Au 07/01/N, l’écriture doit être contre-passée au débit du compte 6181 ainsi qu’au crédit du compte 486 pour 500 euros.

Conclusion Les frais de documentation ainsi que les abonnements aux revues professionnelles peuvent être réglés par le débit du compte 6181, ou le débit du compte 6183. Ces dépenses doivent respecter le principe de la séparation des exercices.