Lorsqu’une entreprise est impliquée dans certaines activités (achat vente, affacturage ou vente), dans certains cas, elle est tenue de comptabiliser des retenues de garantie dans ses comptes. Wikio les analyse en répondant à la question suivante : quelle est la meilleure façon de comptabiliser les retenues de garantie ?

Retenir les ventes

C’est la norme dans les entreprises du bâtiment et des travaux publics. Le client est tenu de retenir l’acompte (d’un faible montant, généralement 5 %) pendant une période déterminée après l’achèvement du projet.

La retenue donnée au client lors de la livraison doit être comptabilisée dans le compte 4117 “Retenues clients” jusqu’à la fin de la période de garantie, après quoi l’entreprise peut la reprendre auprès du débiteur, et se faire rembourser (ceci est connu sous le nom de “Demande de libération de retenue”).

Voici comment vous pouvez comptabiliser une retenue de vente :

• On débite :
  • Le compte 411 ” Clients ” pour le montant à payer à terme par le client (hors retenue de garantie),
  • le compte 4117 ” Clients – Retenue de garantie ” pour le montant de la retenue de garantie.
• Nous créditons également :
  • Le compte 44571 ” TVA collectée “,
  • le compte concerné est le compte ” Ventes “.

Attention la retenue de garantie ne doit pas être sortie de la vente car c’est une créance qui est certaine.

Il faut enregistrer le dernier paiement effectué suite à la demande de libération de la retenue de garantie :

• On débite le compte 512 ” Banque “,
• et le crédit du compte 4117 ” Clients – Retenues de garantie “.

Comptabilisation d’une retenue de garantie non payée dans le cadre d’une opération d’affacturage .

L’affacturage est un processus par lequel une entreprise (appelée ” le cédant “) cède les créances commerciales qu’elle a vis-à-vis de ses créanciers à la société d’affacturage (appelée ” le cessionnaire “) en échange du paiement d’intérêts et de commissions. En échange, le factor avance l’argent à l’entreprise et peut assumer la gestion des créances commerciales ainsi que la possibilité de faillite de cette dernière. Le processus comptable de la transaction financière est traité dans un autre article : La comptabilité de l’affacturage.

Nous allons nous concentrer sur le traitement comptable de la retenue de garantie de l’affactureur.

Si la durée du contrat dépasse un exercice comptable, la procédure comptable suivante doit être appliquée à la retenue de garantie :

• On débite le compte 275 ” Dépôts et cautionnements versés “,
• Et le compte 411 ” Clients ” est crédité.

Dans la situation inverse :

• On débite un subordonné du compte 467 ” Autres comptes à payer ou à recevoir “,
• Le compte 411 “Clients” est et est crédité.

Ensuite, lorsque le facteur a remboursé la dette sur laquelle il a retenu et doit la rembourser :

• Le compte 512 ” Banque ” est débité,
• De même, et le compte 467 ” Autres comptes à payer ou à recevoir ” et crédité du compte ” Dépôts et cautionnements versés “.

La comptabilisation de la retenue de garantie accordée sur les achats

Contrairement aux informations fournies aux clients dans les comptes 4017 “Fournisseurs – Retenues de garantie” doivent être utilisées :

• On débite :
  • Le compte 6 “Charges” en question,
  • le compte 4456 “TVA déductible”,
• Et on crédite :
  • Le compte 401 ” Fournisseurs ” du montant de la facture, TVA comprise hors retenue.
  • Le compte 4017 ” Fournisseurs – Retenue de garantie ” pour le montant de la retenue de garantie.

Si la retenue de garantie est remboursée :

• Le compte 4017 ” Retenue de garantie fournisseurs ” est débité,
• et crédite le compte 512 ” Banque “.

Pour les opérations de vente et d’achat, le paiement de l’acompte pourrait également avoir lieu. Pour déterminer comment ils sont traités dans vos comptes, entrez un acompte qui a été versé ou un montant d’acompte reçu.

Il est également recommandé de lire le sujet des créances et des dettes :

• Comment plaider en faveur du gel de la dette ?
• Quelle est la bonne procédure comptable à suivre pour supprimer les créances du bilan ?
• Comment suivre le prélèvement de l’impôt sur le revenu (IR) ?
• Quelles sont les écritures comptables créées par la flat tax ?

Conclusion Les retenues de garantie sont enregistrées dans le compte 467 ” Autres comptes à payer ou à recevoir ” (ou le compte 275 ” Dépôts et cautionnements versés “) lorsqu’il est lié à l’affacturage d’une opération ou le compte 4117 ” Retenues de garantie clients ” lorsqu’il est lié à une vente, ou le compte 4017 ” Retenues de garantie fournisseurs ” lorsqu’il est lié à l’achat.