Le plan comptable général permet aux entreprises de tirer profit de l’utilisation d’une méthode par abonnement. Pour les charges et les produits récurrents qui s’étalent sur toute la durée de l’exercice comptable (mois ou bimestre, trimestre ou semestre), il est possible de mettre en œuvre une procédure comptable différente de la méthode classique (enregistrement d’une facture, paiement).

Il est nécessaire de disposer d’un compte d’abonnement tel que le compte 488 “Comptes d’imputation périodique des produits et des charges”.

L’article sur Wikio examine les écritures qui traitent de l’utilisation des comptes d’abonnement pour payer les produits et les charges.

1. Le compte d’abonnement est présenté dans le système

Certaines dépenses et recettes peuvent être calculées ou estimées à l’avance avec suffisamment de précision. C’est le cas par exemple des loyers, des primes d’assurance, des dotations aux amortissements ou des impôts (la CFE par exemple).

Les entreprises qui établissent des états comptables intermédiaires (mensuels, trimestriels ou semestriels) tireront grand profit d’un système d’abonnement. S’il est correctement installé, ce système qui utilise des comptes régulièrement répartis permettra de gagner un temps considérable.

Le système de comptabilité d’exercice ne doit être utilisé que s’il est possible d’affecter les dépenses et les recettes en montants égaux au cours de la période comptable.

2. Utilisation des comptes d’exercice

Le concept de la comptabilité d’exercice est simple :

• La valeur du revenu ou de la dépense qui est souscrite est déterminée au début de chaque année fiscale (pour la durée souhaitée).
• Une écriture comptable est créée pour refléter le revenu ou la dépense de l’abonné tout au long de l’année (par exemple, mensuellement, trimestriellement ou semestriellement).
• Le compte de l’abonnement sera en équilibre à la fin de la période comptable.

Le plan comptable général (PC G) prévoit deux comptes :

• Pour les dépenses des abonnés pour les dépenses des abonnés, le compte 4886 ” Comptes d’imputation des charges périodiques ” ;
• Pour les recettes des abonnés, le compte 4887 ” Comptes d’imputation des recettes périodiques “.

Sachez qu’à la fin de la période comptable, le compte 488 doit être équilibré (l’excédent doit être transféré au compte de charges ou de produits approprié).

L’utilisation du compte d’abonnement demande une certaine discipline et organisation.

3. Une étude de cas de l’application de la comptabilité d’exercice

Une entreprise commence son exercice le 1er janvier de chaque année, et le clôture le 31 décembre de l’année où il a commencé. Au ^1er janvier N, elle estime que les primes d’assurance annuelles seront de 24 000 euros (elle s’est basée sur l’échéancier prévisionnel qui a été fixé par sa compagnie d’assurance). Elle prépare des états financiers intermédiaires chaque mois. Elle souhaite utiliser le système d’abonnement et également le compte d’affectation des charges ordinaires.

Le montant du coût de l’abonnement est de 22 000 euros par mois (24 000 12).

Cela donnera lieu à l’écriture suivante pour chaque mois :

• Au débit du compte 616 ” Primes d’assurance ” pour 2 000 euros.
• 2 000 euros au compte 4886 “Comptes périodiques de répartition des charges” Un sous-compte peut être constitué

S’il règle ses factures de façon semestrielle, il inscrira tout au long de l’année (deux fois) les informations suivantes :

• Un compte 4886 ” Comptes d’imputation des charges périodiques ” au débit pour 12 000 euros.
• et et un compte créditeur et un compte créditeur “Banque” pour 12.000 euros.

Dans le cas où elle reçoit une facture supplémentaire en décembre, pour 500 euros (qui ne s’applique qu’au mois de décembre, et sera payée lors du prochain exercice comptable), elle doit :

• Débiter le compte 4886 “Comptes de répartition périodique des coûts” pour 500 euros.
• Aussi, un et un compte créditeur et un compte créditeur “Fournisseurs” avec 500 euros.

A la clôture de l’exercice, elle doit pouvoir solder le compte 4886 par les écritures suivantes :

• Le compte 616 ” Primes d’assurance ” au débit pour 500 euros.
• et le compte créditeur “Comptes d’imputation des charges périodiques” pour 500 euros.

Donc, au final :

• Le compte 4886 “Comptes d’affectation des charges périodiques” est en équilibre (il a été crédité 12 fois de 220 euros, une fois de 500 euros, débité deux fois de 12.000 euros et deux fois de 500 euros).
• Le compte “Fournisseurs” est crédité de 500 euros “Fournisseurs” est crédité de 500 euros (il comprend la dette d’assurance qui a été payée en N+1)
• Le compte 616 “Primes d’assurance” est débité de 24.500 euros (12 * 500 + 2.000), soit le coût réel encouru pendant la période comptable.

A noter que la souscription peut être modifiée tout au long de l’exercice comptable, et ajustée jusqu’à la fin de l’exercice comptable.