Une facture est un document officiel qui est signé par un commerçant, un artisan ou un expert en professions libérales (dans ce cas, on parle généralement de facture d’honoraires). La facture doit répondre à certaines règles concernant sa forme et son contenu, ainsi que sa diffusion et sa conservation. Wikio vous propose son document qui vous permet d’apprendre à créer une facture dans le bon format. Il apporte des réponses à diverses questions :

• La facture doit-elle être payée ? ?
• Quel est le meilleur moment pour créer une facture ?
• Quelles sont les conditions obligatoires pour les mentions d’une facture ?
• Dans quel format une facture doit-elle être établie ?
• Combien de temps doit-elle être conservée ?

Dois-je créer une facture ?

Toute personne qui exerce une activité économique de manière indépendante (vente ou prestation de services) en collaboration avec un professionnel doit fournir une facture . La facture est rédigée par le vendeur le client (auto-facturation) ou une entité extérieure (sous-traitance de factures) en son nom et pour son compte et à condition qu’un mandat écrit ait été signé et accepté par le vendeur.

Même l’auto-entrepreneur qui bénéficie d’exonérations comptables importantes résulte de ces obligations (pour consulter les règles qui lui sont applicables : la facture de l’auto-entrepreneur ou du micro-entrepreneur).

Quand faut-il créer une facture ?

La facture doit, en principe, être établie au moment de la réalisation de la vente ou de la prestation de services et, au plus tard :

• le jour de la livraison de la marchandise ;
• le dernier jour de la cérémonie.

Pour les livraisons intracommunautaires de biens exonérés de TVA et pour les prestations de services dont la taxe est autoliquidée par le client, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois qui suit celui de la livraison des biens ou de la prestation des services.

Quelles sont les exigences relatives à une facture ?

Les factures adressées aux professionnels doivent contenir les informations obligatoires suivantes

• Le nom et l’adresse du prestataire de services ou du vendeur (raison sociale, siège social d’une organisation),
• Le numéro d’identification unique à la TVA délivré par le prestataire (sauf pour certaines factures dont la valeur est inférieure à 150 euros exonérés de taxe),
• Nom et adresse (raison sociale et siège social) du client,
• Le nom de l’entreprise du vendeur ou du prestataire de services avec sa dénomination,
• Le montant du capital social,
• Le numéro d’identification et la référence au RCS avec le nom de la ville dans laquelle se trouve le bureau du greffier du vendeur/prestataire.
• Différentes références à la situation de l’entreprise (” en liquidation ” par exemple ou ” location-gérance “),
• Numéro de la facture (il est exigé que la numérotation soit distincte et qu’elle se fasse dans une séquence ordonnée et continue),
• Date d’émission de la facture
• La date de la vente ou du service fourni (si elle est différente de la date d’émission),
• Pour chaque article livré ou service fourni, l’indication de la quantité et de la dénomination exacte, le prix unitaire , hors taxes et hors rabais, remise ou ristourne éventuels,
• le taux de TVA applicable ou, le cas échéant, la mention du bénéfice d’une exonération
• le montant de la TVA à payer
• L’autoliquidation” indique les opérations qui bénéficient de ce système.
• Autofacturation” indiquer au moment où la facture est envoyée par le client,
• La date à laquelle le paiement doit être effectué,
• Les conditions d’escompte applicables en cas de retard de paiement
• Taux de pénalité de retard,
• Le montant de l’indemnité forfaitaire destinée à couvrir les frais de recouvrement.

Sous quel format une facture doit-elle être générée ?

Une facture peut être créée soit en format papier, soit en format électronique. Elle doit être envoyée à l’acheteur même s’il ne la demande pas. Le support initial aura un impact sur la manière dont les factures sont gérées .

La légitimité de la source et la validité des informations ainsi que la légitimité de la facture doivent être garanties depuis son émission jusqu’à l’expiration de la période de conservation. En cas de transmission électronique, il est conseillé d’utiliser une signature électronique “qualifiée” ou un courriel structuré selon une norme convenue entre les parties.

Remarque Une facture initialement créée sur papier, puis scannée et envoyée par courrier électronique, est fiscalement une facture imprimée sur papier. Pour être considérée comme électronique, la facture scannée doit être sécurisée par une signature électronique à tout moment et l’expéditeur doit conserver la facture à la fois sous forme électronique et sur papier. Le destinataire sera considéré comme ayant reçu une facture électronique et pourra la conserver sous un format dématérialisé. Cette tolérance devait initialement expirer à la fin du mois de décembre 2014, mais elle a été prolongée jusqu’au :
– jusqu’au 1er janvier 2020, pour les microentreprises (moins de 10 salariés, dont le chiffre d’affaires ou le total du bilan n’excède pas 2 000 000 euros) ;
– – jusqu’au 1er janvier 2019 pour jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME (moins de 250 salariés, dont le chiffre d’affaires n’excède pas 50 000 000 euros ou le total du bilan n’excède pas 43 000 000 euros) ;
jusqu’au 1er janvier 2018 pour les ETI (moins de cinq salariés et un chiffre d’affaires n’excédant pas 150 000 euros ou un total de bilan n’excédant pas 2 000 000 euros) ;
jusqu’au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (chiffre d’affaires supérieur à 1 500 000 euros ou un total de bilan supérieur à 2 000 000 euros ou plus de 5 salariés).

Les factures peuvent être consultées directement à l’aide du bloc de factures sur papier ou sur un traitement de texte tableur, ou en utilisant un logiciel de facturation.

Combien de temps les factures doivent-elles être conservées ?

L’acheteur et le vendeur doivent conserver des copies de la facture pendant au moins 3 ans après la date de la vente ou de la prestation de services. Toutefois, pour des raisons fiscales, le délai est de six ans. En réalité, il est recommandé de les conserver pendant au moins 10 ans .

Conclusion : la création de factures est nécessaire entre professionnels. Les factures doivent comporter de nombreuses mentions obligatoires et être conservées pendant au moins 10 ans. L’établissement de factures erronées ou la correction d’erreurs ou d’omissions sur les factures peuvent entraîner de lourdes sanctions.